jeudi 25 juillet 2013

Multitâche vs Monotâche

Dans notre société hyper connectée, nous avons tendance à être branchés sur plusieurs activités en quasi permanence : e-mail, fil d'actualité twitter, google +, facebook, chat, téléphone portable avec sonnerie ou vibreur pour les appels, les sms, des alertes pour les nouveaux emails ou encore des relances d'applications, avec en sus un fond sonore en ostinato...

Autant dire que la journée est ponctuée d'interruptions et de multiples sollicitations !
Nous vivons en outre dans une société qui considère que tout le monde doit être disponible pour tout, tout le temps...




Or, les spécialistes de la gestion du temps affirment qu'une interruption, même courte, mobilise 15 minutes : le temps de la traiter et de se re-concentrer sur la tâche interrompue. 
Pas convaincu-e ? Faites votre propre expérience : notez précisément (à la minute près) le temps que vous passez à chaque tâche pendant une journée, et faites le bilan en fin de journée.

Au niveau émotionnel, être très sollicité-e peut-être ressenti comme valorisant, c'est le phénomène des "like" sur Facebook : plus j'ai de "like", plus je me sens reconnu-e, aimé-e. Et au contraire, l'absence de "like" ou un téléphone muet, peuvent-être ressentis comme un abandon.
Cependant, une journée qui défile, via une succession de tâches, d'interruptions et de reprises d'activité peut également être très déprimante : "j'ai l'impression de n'avoir rien fait aujourd'hui !"
A contrario, avoir été performant-e sur une tâche précise, que l'on s'est fixée en amont, est particulièrement valorisant
Et quel plaisir de réaliser sa liste de tâches pour la journée ou la semaine,  puis de biffer les tâches accomplies et ainsi de constater sa progression...

Donald Broadbend, psychologue anglais a réalisé des études qui confirment que le multitâche nous oblige à répartir notre attention sur chaque tâche, et par conséquent à être moins performant-e pour chacune. 
L'exemple typique, mesuré plus récemment, est celui du conducteur qui parle au téléphone en conduisant (avec ou sans kit main libre), et qui devient alors plus dangereux qu'une personne alcoolisée... Il s'agit alors de vie ou de mort ! 
Voici une citation attribuée à Albert Einstein : "Celui qui peut conduire sans risque en embrassant une jolie fille, ne donne simplement pas au baiser toute l'attention qu'il mérite." Outre une répartition des rôles un tantinet traditionnelle, l'image me semble explicite !

Les outils du web et smartphones nous poussent vers toujours plus de connectivité, en sollicitant notre plaisir immédiat.

Nous avons donc quasiment tous à apprendre, voire ré-apprendre à gérer notre façon d'aborder les tâches de nos journées !
Pour cela, je vous propose de faire le point :
  1. Quelles sont les sollicitations de vos journées ? email, portable, téléphone, chat, clients, collègues, enfants…
  2. Quels sont vos objectifs pour la journée ? Les objectifs doivent être explicites et quantifiés :
    1. Ecrivez vos objectifs dans une liste, 
    2. le temps que vous prévoyez d'y passer,
    3. leur niveau de priorité de 1 à 3 : en fonction de leur urgence et de leur importance (1 : urgent & important, 2 : urgent, 3 : important)
    4. l'ordre que vous leur affectez,  
    5. les moments que vous leur dédiez dans votre agenda, et comme nul-le n'est doué-e d'ubiquité, une plage horaire correspond à une tâche et une seule !
    6. au bout de ce processus, vous constatez comment se profile votre journée : bourrée à craquer ou raisonnablement pleine ? N'hésitez pas à réévaluer vos objectifs en en reportant, voire en supprimant ceux qui ne sont pas essentiels (ni urgent, ni important)
  3. Le niveau de votre satisfaction personnelle, de votre plaisir, qu'est-ce qui est important pour vous, qu'est-ce qui est prioritaire, qu'est-ce qui est secondaire, par rapport à vos valeurs ? Passer la journée à réaliser des tâches qui ne vous apportent aucune satisfaction est mortifère...
Dans vos objectifs quotidiens, réservez des plages pour les sollicitations, en les explicitant (je lis mes mails) et en les dimensionnant (pendant 30 minutes).
Ce processus est itératif : la première fois que vous le suivrez, vous risquez fort de constater des différences entre ce que vous avez prévu et ce que vous avez vécu. 
Notez les événements tels qu'ils se sont passés : quoi, combien de temps… Ne vous jugez pas, observez simplement. La seconde fois, vous allez vous appuyer sur cette première expérience pour mieux calibrer vos objectifs de la journée, et ainsi de suite. Si, au début, le processus vous paraît consommateur en temps, vous allez très vite en tirer parti. 
Enfin, n'oubliez pas de vous féliciter lorsque vous avez réussi à calibrer finement une tâche !!!

Un conseil : idéalement, votre journée doit comporter 1/4 à 1/3 de temps non planifié, afin d'absorber les aléas, que vous aurez à gérer et qui décaleront vos objectifs si vous n'avez pas prévu ces "zones tampons". Enfin, n'oubliez pas les plages de sérendipité : laissez votre créativité s'exprimer !

Enfin, au niveau de la communication avec votre entourage, n'hésitez pas à expliciter votre démarche
Ainsi, quand vous êtes disponible, vous l'êtes vraiment, ce qui est un gage de fiabilité pour vos interlocuteurs ;-)

Et vous, comment gérez-vous vos tâches ?
N'hésitez pas à partager votre expérience dans les commentaires !

Sources :  
Cerveau et psycho juillet-août 2013, David Strayer et Jason Watson Les champions des tâches multiples.
http://devenez-meilleur.fr/,  Steve Pavlina traduit par Olivier Roland Pourquoi être trop curieux est inefficace ?